Email là một phương tiện tức thời, do đó rất dễ tạo ra một bức thư chóng vánh mà không cân nhắc tác động lên người nhận. Các chữ viết tắt, các từ viết tặt được cấu tạo bởi chữ in đầu của các nhóm từ, việc chấm câu tối thiểu và phần chính tả chưa được kiểm tra tiết kiệm thời gian trong trước mắt, nhưng các chuẩn mực kém có thể phá hỏng danh tiếng của một công ty.
Những sai lầm phổ biến
– Bạn buông lơi những chuẩn mực của bạn
Email là một phương tiện tức thời, do đó rất dễ tạo ra một bức thư chóng vánh mà không cân nhắc tác động lên người nhận. Các chữ viết tắt, các từ viết tặt được cấu tạo bởi chữ in đầu của các nhóm từ, việc chấm câu tối thiểu và phần chính tả chưa được kiểm tra tiết kiệm thời gian trong trước mắt, nhưng các chuẩn mực kém có thể phá hỏng danh tiếng của một công ty.
– Thư của bạn khó đọc
Các email thường được đọc trên màn hình máy tính, do đó bất kì thông tin nào cũng phải súc tích và được trình bày rõ ràng. Hãy sử dụng chữ thường, chữ hoa và một kiểu chữ dễ đọc cho rõ ràng và tránh dùng chữ in hoa quá nhiều, Nếu bạn viết một thư dài, hãy hướng dẫn người hận bằng cách sử dụng các tiêu đề cho các chủ đề khác nhau.
Các bước đến thành công
– Giúp người nhận sắp xếp thứ tự ưu tiên các thư trong hộp thư đến của người đó bằng cách đưa vào một dòng chủ đề hữu ích.
– Đảm bảo rằng email của bạn súc tích và đề cập đến các điểm quan trọng trong vào dòng đầu tiên. Sử dụng các tiêu đề để bố cục các đoạn thông tin dài.
– Kiểm tra chính tả cẩn thận và tránh dùng từ viết tắt được cấu tạo bởi chữ in đầu của nhóm từ trong nội dung thư càng nhiều càng tốt.
– Luôn luôn sử dụng văn phạm và cách chấm câu chuẩn.
– Sử dụng phong cách của bạn sao cho thích hợp với người nhận. Nếu còn hồ nghi, hãy dựa theo văn phong từ thư họ gửi cho bạn.
– Đưa ra sự hướng dẫn rõ ràng nếu bạn cần người nhận cung cấp thông tin hoặc bắt tay hành động.
– Chỉ ra mức độ ưu tiên của email bạn gửi, nhưng đừng quá lạm dụng thuật ngữ “khẩn cấp”.
– Sử dụng phần đính kèm để gửi thông tin chi tiết, nhưng phải chắc chắn rằng người nhận có thể tải các tài liệu đính kèm một cách dễ dàng.
Nguồn: Nghi thức giao tiếp qua email
Người dịch: Nguyễn Phương Chi, NXB Trẻ
