Là thư ký, sắp sếp các cuộc hẹn chính là công việc của Jane. Hỏi han khách hàng, nắm rõ lịch làm việc của sếp ta và phía đối tác, sau đó trao đổi thế nào để quyết định thời điểm sao cho phù hợp và hài lòng cả hai bên. Cô Jane và cả chúng ta nữa đều cần biết những câu giao tiếp cơ bản trong trường hợp này.
Dialogue 1: Asking for information – Hỏi thông tin [Bấm vào để xem chi tiết bài đối thoại]
Smith: Good, Ok, I will. Thank you. Good bye. Would you call Mr.Johnson for me please?
Tôi biết rồi, chào anh. Cô gọi cho ông Johnson giúp tôi nhé.
Jane: Certainly, I wll straight away. Would you like me to schedule a meeting with him?
Ngay bây giờ, Ông có muốn tôi hẹn ông ấy không?
Smith: Yes.
Cũng được.
Jane: What day?
Ngày nào?
Smith: Next Monday.
Thứ 2 tuần sau.
Jane: What time?
Giờ nào?
Smith: Ten A.M.
10 giờ sáng.
Jane: Where? Our office or there?
Ở văn phòng chúng ta hay chỗ của ông ấy?
Smith: There will be better.
Chỗ của họ chắc sẽ tiện hơn.
Jane: What should I tell him the meeting is about?
Tôi nên nói với ông ta nội dung cuộc họp là gì ạ?
Smith: It is about the new pricing strategy.
Về giá cả.
Jane: Hello, could I have the office of Mr.Johnson, please?
Xin chào, vui lòng nối máy cho tôi đến văn phòng của ông Johnson.
Answerer: Certainly, who is calling, please?
Xin hỏi ai đang gọi tới?
Jane: I am calling from office of Mr.Smith.
Tôi gọi từ văn phòng của ông Smith.
Answerer: Hold the line, please.
Vui lòng chờ máy.
Jane: Thank you.
Cảm ơn.
Dialogue 2: Schechuling a meeting – Sắp xếp một cuộc họp [Bấm vào để xem chi tiết bài đối thoại]
Mr.Johnson’s secretary: Hello, how can I help you?
Xin chào, tôi có thể giúp gì được?
Jane: Hello, I’m calling for Mr.Johnson.
Xin chào, tôi gọi tới để tìm ông Johnson.
Mr.Johnson’s secretary: Oh Yes, I’m expecting your call. I’m Mr.Johnson’s secretary.
Ồ, tôi đang mong cuộc gọi của cô. Tôi là thư ký của ông Johnson.
Jane: I’m sorry I didn’t get your name.
Xin lỗi, tôi chưa biết tên cô.
Mr.Johnson’s secretary: My name is Lisa and you’re Jane, right?
Tôi là Lisa và cô là Jane phải không?
Jane: Yes, you seem to have a good memory. Well Lisa, Mr.Smith wants to schedule a meeting with Mr.Johnson.
Vâng, dường như cô có trí nhớ tốt. Lisa này, ông Smith muốn sắp xếp một cuộc họp với ông Johnson.
Mr.Johnson’s secretary: Ok, when and where?
Ok, khi nào và ở đâu nhỉ?
Jane: Next Monday on your office.
Thứ 2 tuần sau ở văn phòng của cô.
Mr.Johnson’s secretary: What time would he be free?
Ông ấy rảnh giờ nào nhỉ?
Jane: Ten A.M.
10 giờ sáng.
Mr.Johnson’s secretary: All right, let me check Mr.Johnson’s diary first.
Được rồi, để tôi xem lại lịch làm việc của ông Johnson.
Jane: Ok.
Ok.
Mr.Johnson’s secretary: Ten A.M would be fine.
10 giờ sáng được đấy.
Jane: Thank you, see you next Monday.
Cảm ơn, gặp cô vào thứ 2.
Mr.Johnson’s secretary: Ok, see you next Monday.
Ok, gặp cô vào thứ 2.
Smith: Is everything set up?
Cô sắp xếp mọi việc hết chưa?
Jane: Eveything is set up.
Vâng, mọi thứ đã đượclên kế hoạch.
Smith: Were there any problems?
Ở văn phòng của họ có vấn đề gì không?
Jane: There were not any problem.
Không có vấn đề gì cả.
Smith: Good, I need you to take notes at the meeting, Ok?
Tốt, tôi cần cô ghi chú trong cuộc họp, được chứ?
Jane: No problem, I’m enjoy note taking.
Được ạ, tôi rất thích ghi chú.
New words:
Straight away = right away = at once = immediately: Ngay lập tức
Schedule: Lên kế hoạch, sắp xếp
Strategy: Chiến lược
Certainly: Được, chắc chắn
Expect: Mong chờ
Memory: Trí nhớ, kỷ niệm
Check: Kiểm tra
Diary: Nhật ký
Set up: Sắp xếp
Take notes: Ghi chép
Key sentences:
1. Would you call Mr. Johnson for me, please?
2. Certainly I will straight way. Would you like me to schedule a meeting with him?
3. What should I tell him the meeting is about?
4. Hello. could I have the office of Mr. Johnson, plese?
5. Hello, I’m calling for Mr. Johnson.
6. Oh, yes, I was expecting your call. I’m Mr. Johnson’s secretary.
7. I’m sorry. I didn`t get your name.
8. Mr. Smith would like to schedule a meeting with Mr Johnson.
6. And what time will he be free?
7. Is everything set up?
8. Good, I need you to take notes at the meeting, ok?
Expansion:
A: Hello, Mr. Rothmon? This is Micheal in Mr Emory’s office. He’d like to set up an appointment with you to talk about buying a new copier.
B: Sure. I’d be glad vo. What time frame did he have in mind?
A: He’d like to do it as soon as possible, sir. How about tomorrow at 2:45?
B: Mm, yeah, that will be great. Tell him I’ll see him then.
A: OK. See you tomorrow.
B: Goobye
