(hieuhoc_hieuhoc.com): Luôn thực hiện các yêu cầu của giám đốc một cách đầy đủ và nhanh chóng, “luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu” những nguyện vọng và mong muốn của các “sếp”, đó chính là chân dung của một trợ lý giám đốc – cánh tay phải đắc lực.
Nghề “trợ thủ” đầy tiềm năng
Hiện nay, với tốc độ tăng trưởng mạnh của nền kinh tế nước ta, nhiều doanh nghiệp,công ty muốn mở rộng kinh doanh nên rất cần những trợ lý hội đủ tài năng. Họ sẵn sàng chi mức lương hấp dẫn để thu hút nhân tài. Điều này cho thấy nhu cầu tuyển dụng một “cánh tay phải” cho các giám đốc rất cao hứa hẹn nhiều cơ hội để các bạn thử sức mình.
Thu nhập bình quân của một trợ lý giám đốc cũng khá cao (khoảng 400 – 500 USD mức lương khởi điểm cho giai đoạn đầu). Con số này sẽ tăng dần nếu người trợ lý thể hiện được bản lĩnh, năng lực làm việc, thường là trên 1.000 USD/tháng, cá biệt, có trường hợp được trả với con số cao hơn rất nhiều.
Phác họa hình ảnh một trợ lý
Nhắc đến hai chữ “trợ lý” chắc bạn cũng có thể hình dung ra phần nào tính chất công việc của họ: trợ giúp giám đốc trong các công việc của công ty. Nói cách khác, họ là những người phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc với mục địch cuối cùng là giúp giám đốc hoàn thành xuất sắc công việc của mình. Vai trò của một trợ lý có thể nói là hết sức quan trọng đối với sự thành công của giám đốc cũng như công ty.
Những công việc hằng ngày của một trợ lý:
– Phối hợp thực hiện các hoạt động PR
– Công tác hậu cần cho ban giám đốc và đối tác trong các chuyến đi công tác
– Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc giao
-…
Nhìn sơ qua công việc nhiều người có thể lầm tưởng nghề trợ lý giám đốc với nghề thư ký, điều này không chính xác. Có sự khác nhau giữa một trợ lý và một thư ký vì người thư ký không thể làm được những yêu cầu cho vị trí trợ lý, trong khi người trợ lý vẫn đảm đương tốt nhiệm vụ của một thư ký. Phạm vi hoạt động của trợ lý cũng nhiều hơn. Người trợ lý không đơn thuần chỉ trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét, đánh giá tình hình mà còn đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi quyết định. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc là người giải quyết một số công việc do giám đốc ủy quyền.
Ngoài công việc chuyên môn, mỗi trợ lý còn đem lại sự thành công cho công ty về mặt xã hội thông qua tác phong chuyên nghiệp, luôn tỏ ra lạc quan cùng chút hài hước trong các cuộc tranh luận.
Những yếu tố để khẳng định vị trí trợ lý
– Đòi hỏi về kỹ năng, chuyên môn của vị trí này rất cao. Vì thế việc học tập để có trình độ chuyên môn là rất cần thiết. Một công ty chuyên kinh doanh xuất khẩu sang thị trường nước ngoài tuyển vị trí trợ lý giám đốc khách hàng phải đáp ứng các yêu cầu: Tốt nghiệp ngành tài chính quốc tế, trên 2 năm kinh nghiệm về công việc có liên quan, tiếng Anh lưu loát và am hiểu về thị trường thế giới.
– Giỏi chuyên môn chưa hẳn đã thành công. Do đó, nếu người trợ lý không thể phát triển năng lực làm việc theo kịp nhịp điệu làm việc của công ty thì tất yếu bị đào thải. Việc này đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng trong công việc và chính lòng say mê, tìm tòi học hỏi và có tâm huyết với nghề sẽ mang lại nhiều cơ hội thành công hơn.
– Các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, ngoại giao, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian…luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng.
– Môi trường làm việc của các trợ lý luôn vận động nên nhất thiết họ phải có sức chịu đựng được áp lực công việc cao, khả năng làm việc độc lập cũng như thường xuyên đi công tác. Đây gọi là khả năng kiềm chế cảm xúc – biết giải toả stress khi cần thiết.
– Kỹ năng kiểm soát bản thân, ví dụ như: quan điểm và thái độ tích cực, say mê công việc và công ty, khéo léo, tư cách đạo đức tốt, khả năng thích nghi, đáng tin cậy, tài ứng biến, có trách nhiệm, linh hoạt và sáng tạo…sẽ giúp một trợ lý thực thi nhiệm vụ một cách dễ dàng.
– Kỹ năng quan hệ cộng đồng như ân cần, chu đáo, giao tiếp nhã nhặn dù đang phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ một lúc. Luôn khách quan, tránh xử lý tình huống theo cảm tính. Có thể giải quyết mâu thuẫn và luôn tỏ ra lạc quan cùng với khiếu hài hước. Tất cả đều là những yếu tố giúp người trợ lý thăng hoa trong công việc của mình và cũng là chiếc cầu để họ có thể tiến xa hơn.
Ngoài ra, để có kiến thức cơ bản về nghề này, các bạn có thể tham gia các khoá đào tạo ngắn hạn về thư ký giám đốc hoặc quản trị văn phòng mà Hiếu Học có đăng tải. Tuy nhiên, những kỹ năng này cũng chỉ là những yếu tố cơ bản. Con đường thành công phụ thuộc rất nhiều vào niềm đang mê công việc, sự nỗ lực không ngừng để tìm tòi, học hỏi và tâm huyết của bạn đối với nghề này.
Như Tâm
(Chú ý: Hãy ghi rõ nguồn: “Như Tâm – Theo hieuhoc_hieuhoc.com” khi xuất bản lại nội dung bài viết này)
