(hieuhoc_hieuhoc.com) Quá trình xử lý công việc hao tốn rất nhiều sức lực và tài chính. Vậy nên nếu có phương pháp và cách tổ chức điều hành phù hợp thì hiệu quả của nhóm và quá trình xử lý công việc đạt cao. Ngược lại, nếu không tổ chức tốt, quản trị tốt và không có phương pháp thì công việc khó hoàn thành, tiêu tốn chi phí và thời gian. Phần này giới thiệu một số phương pháp nâng cao hiệu quả xử lý vấn đề khi làm việc theo nhóm.
1. Vận dụng tư duy sáng tạo để giải quyết vấn đề
Sáng tạo là khả năng tưởng tượng dự đoán, phát hiện và thực hiện những ý tưởng mới.
Quá trình sáng tạo gồm 5 yếu tố gắn liền nhau:
– Sự chuẩn bị: xác định rõ vấn đề cần giải quyết. Trong giai đoạn này công việc của nhóm là quan sát, tìm kiếm, thu thập các dữ kiện và ý tưởng.
– Nuôi dưỡng ý tưởng: nuôi dưỡng những ý tưởng, giải pháp mới lạ ngược lại với những qui phạm đã có. Trong giai đoạn này diễn ra sự xung đổt trong tiềm thức giữa những gì đang được chấp nhận, những trật tự đã có sẵn với những điều mới lạ, những khả năng chưa xảy ra.
– Sự bừng sáng: đây là thời điểm khám phá cần khẩn trương nhận ra và phát triển nó.
– Đánh giá ý tưởng: những giải pháp hay, những ý tưởng mới cần được thẩm tra, xem xét về ý nghĩa thực tiễn, khả năng thực hiện và kết quả sẽ đạt được….
– Sự tập trung: tập trung giải quyết vấn đề thông qua việc tìm giải pháp tối ưu và thực hiện nó.
2. Mô hình sáng tạo của Osborn
Quá trình giải quyết vấn đề gồm 3 giai đoạn là tìm hiểu thực tế, phát triển ý tưởng và đưa ra giải pháp. Mô hình này giúp mọi người vượt qua những sáng tạo và đổi mới.
a. Giai đoạn tìm hiểu thực tế
– Nhận diện thu thập và phân tích những dữ liệu cần thiết.
– Xác định vấn đề chung, trọng tâm cần giải quyết, sau đó xác định những vấn đề phụ. Cần tránh nhầm lẫn vấn đề với hiện tượng.
b. Giai đoạn tìm ý tưởng: tạo ra những ý tưởng mới cùng những định hướng sau đó phát triển những ý tưởng này bằng cách bổ sung hay kết hợp chúng với các ý tưởng khác nếu thấy cần thiết.
– Không vội phê bình, chỉ trích ý tưởng mới khi nó vừa được đưa ra. Một người có thể đưa ra nhiều ý tưởng. Không vội đánh giá phê bình các ý tưởng, nếu có thì nên ghi các đánh giá phê bình đó ra giấy.
– Nhóm càng nghĩ ra nhiều ý tưởng càng có cơ may tìm ra giải pháp hữu hiệu nhất để giải quyết vấn đề.
c. Giai đoạn tìm giải pháp:
– Nhận diện đánh giá các ý tưởng, các giải pháp, chương trình sơ bộ và cách thức thực hiện chương trình đã lựa chọn.
– Tìm giải pháp dựa vào việc phản biện các ý tưởng, phân tích các ưu điểm nhược điểm, và tìm thêm giải pháp để hạn chế nhược điểm, bổ sung thêm các giải pháp cho ý tưởng đó.
– Nếu có nhiều ý tưởng, giải pháp có khả năng như nhau thì nhóm chọn ra giải pháp khả thi nhất hoặc chọn lựa thống nhất bằng hình thức biểu quyết.
3. Phương pháp Brainstorming (công não)
Não công là một nhóm ý tưởng không hạn chế cho một nhóm đưa ra, không có ý kiến phê bình chỉ trích hay đánh giá để tìm ra những ý tưởng mới. Đối với các công ty hay tổ chức lớn, quá trình giải quyết vấn đề được tiến hành theo hai nhóm riêng rẽ: phát triển ý tưởng và đánh giá ý tưởng. Phát triển ý tưởng do những người có trí tưởng tượng phong phú, có khả năng tư duy trừu tượng, có khả năng khái quát hóa cao đảm nhận. Đánh giá ý tưởng do những người có óc phân tích, đánh giá sâu sắc và có khả năng phê bình sắc sảo đảm nhận.
Khi tiến hành cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:
a. Loại trừ sự chỉ trích, phê bình: Những người tham gia phải từ bỏ các ý kiến phê bình trong suốt quá trình tìm và phát triển ý tưởng của nhóm.
b. Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do: Các ý tưởng được đưa ra trong bầu không khí càng thoải mái tự do, cởi mở càng tốt. Đồng thời người đề xuất ý tưởng không bị hạn chế về nội dung và không phải chứng minh tính chất đúng đắn cũng như tính hiện thực của ý tưởng. Có nhiều ý tưởng ban đầu trông có vẻ ngớ ngẩn, khác thường nhưng khi thực hiện lại đem lại kết quả vượt trên sự mong đợi.
c. Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt: khi càng có nhiều ý tưởng thì càng có nhiều khả năng tìm được những giải pháp hữu ích.
d. Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác: Trong quá trình phát triển ý tưởng, thành viên có thể đưa ra các ý tưởng riêng dựa trên sự phát triển ý tưởng của người khác. Hoặc có thể kết hợp nhiều ý tưởng thành một ý tưởng mới.
Có một số trạng thái tâm lí thường xuất hiện trong các hoạt động, cần tránh phạm phải những trạng thái này để không cản trở sự sáng tạo của cá nhân và của toàn nhóm, dưới đây là một số lời khuyên cần ghi nhớ và thực hiện:
– Đừng cố tìm một câu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìn và sự hiểu biết của mỗi người mà mỗi vấn đề có thể có nhiều câu trả lời đúng, nên đừng cố tìm một câu trả lời đúng nhất.
– Đừng luôn cố gắng tuân theo logic: Sự hợp lí không phải lúc nào cũng chiếm ưu thế, mà thường có nhiều sự trái ngược giữa tình cảm của con người và nguyên tắc của tổ chức.
– Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc: Nếu muốn đổi mới và cải tiến thì cần biết nghi ngờ và xem xét những giới hạn không rõ ràng đối với tư duy.
– Đừng quá lệ thuộc vào hiện thực: Có nhiều ý tưởng không thực tế có thể trở thành nhữnh bàn đạp để sáng tạo.
– Đừng cố tránh sự không rõ ràng: Sự sáng tạo có thể bị cản trở bởi sự quá khách quan hay cá biệt hoá.
– Đừng quá lo sợ và cố tránh thất bại: Sự lo sợ thất bại có thể làm tê liệt quyết tâm thực hiện những ý tưởng hay.
– Thêm một chút hồi tưởng: những trò chơi khôi hài thời thơ ấu sẽ có thể là những gợi ý hay cho hiện tại, hoặc một hình tượng đã bắt gặp ở đâu đó cũng có thể là một điểm trong ý tưởng.
– Tránh tình trạng quá biệt lập: Sự kết hợp chéo giữa các lĩnh vực chuyên môn khác nhau thường rất hữu hiệu trong việc xác định tìm giải pháp.
– Đừng quá quan trọng hóa vấn đề: Sự hài hước, không khí thoải mái làm giảm căng thẳng và thúc đẩy khả năng sáng tạo.
– Luôn luôn sáng tạo bắt đầu bằng ý tưởng mới: bằng cách nuôi dưỡng những ý tưởng nhỏ bé bình thường và biến những ý tưởng ấy thành hiện thực, chúng ta sẽ có thể phát triển và thực hiện những ý tưởng lớn hơn nhiều trong tương lai.
Tài liệu tham khảo:
Bài này được trích và sửa chữa lại từ tài liệu “Quản lý quá trình sản xuất” của trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM và tài liệu “Quản trị học” tác giả Nguyễn Thị Liên Diệp – Nhà xuất bản Thống Kê, cùng một số tài liệu sưu tầm trên internet.
Nguyễn Dũng (nguồn: giaoducvn.net)
