Mọi nhà quản lý đều phải đưa ra những quyết định đúng đắn, phù hợp và kịp thời. Đó cũng là mục đích của khoa quản trị.
Dù quyết định dựa trên tập thể hay cá nhân, nền tảng của nó luôn là những thông tin đáng tin cậy và đầy đủ nhất có thể, là mục tiêu và quan điểm định hướng, đặc biệt, cần chú ý tính cấp bách, không gian và thời gian ra quyết định.
Các bước đi
Nếu có quỹ thời gian rộng rãi, các bước đi cho một quyết định nên là:
1) Xác định các vấn đề cần giải quyết, sắp xếp thứ tự ưu tiên, xem xét các vấn đề một cách kỹ lưỡng, không vội vàng. Biết đâu, đây là vấn đề có thể ủy quyền giải quyết hoặc có sự chọn lựa khác.
2) Cân nhắc các phương án, có thể thu thập thêm thông tin, tham khảo các tiền lệ hoặc kinh nghiệm giải quyết vấn đề tương tự trong bối cảnh tương tự.
3) Phân tích tính lợi/hại của từng phương án và nghĩ đến các kịch bản hậu quả có thể xảy ra. Mặt tích cực/tiêu cực của phương án này là gì, có ảnh hưởng đến việc gì và đến ai nữa không? Liệu phương án này có phù hợp và đáp ứng mục tiêu đặt ra không?
4) Có chấp nhận được không? Mọi quyết định thường là sự đánh đổi (được cái này thì mất cái khác) và chúng ta cần sự đánh đổi không hối tiếc. Tìm được một giải pháp tối ưu là điều tuyệt vời mà ai cũng muốn.
5) Lập kế hoạch thực hiện và xem xét lại kịch bản một lần nữa xem có khả thi và có tốt không. Trong trường hợp các phương án đều không tốt, hoặc xấu, thì chọn cái tương đối tốt hoặc ít xấu nhất.
6) Ra quyết định và thực hiện, quyết định được phát ra thì như mũi tên rời dây cung, phải bay tới mục tiêu.
Trong sáu bước đi, sự cẩn trọng, kể cả trực giác, kể cả ý muốn, đều đóng vai trò quan trọng để dẫn đến quyết định đúng.
Xét cho cùng là “mục tiêu muốn gì” và “điều kiện có gì”. Những người thành công thích cảm giác tự tin do biết cách lựa chọn thích hợp.
Các kỹ năng và ý nghĩa của sự trui rèn kỹ năng
Có ba kỹ năng được áp dụng để làm sáng tỏ vấn đề, hiểu rõ mối quan hệ nhân – quả và tìm ra cách tiếp cận các giải pháp có thể được lựa chọn, như sau:
(1) Hiểu đâu là mấu chốt của vấn đề cần giải quyết.
(2) Làm sáng tỏ các mối liên quan đã được nhận biết và chẩn đoán đúng nguyên nhân thực sự của vấn đề.
Việc này cần “động não” và bàn bạc dân chủ, không thành kiến và đi sát với thực tế sự việc.
(3). Liên kết những hiểu biết của mình với mục tiêu được xác định để tìm ra quyết định được ủng hộ nhiều nhất, hoặc đạt được sự nhất trí thì xác xuất thành công thường rất lớn.
Cùng với việc rèn luyện kỹ năng ra quyết định, bạn có thể cải thiện khả năng đưa ra những quyết định tốt trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, dù đó là vấn đề tài chính, nghề nghiệp, chuyện đi du lịch hay chuyện tình cảm riêng tư.
Cuộc sống và công việc bao gồm rất nhiều quyết định. Những lựa chọn tốt nhất là chìa khóa thành công. Ai cũng muốn tránh những sai lầm có thể để lại hậu quả không tốt, thậm chí rất lâu dài và không lường hết được.
Vậy khi bị áp lực về thời gian, bị bức bách bởi hoàn cảnh hay phương tiện, người có kinh nghiệm sống, kinh nghiệm làm việc và nhất là nắm vững kỹ năng ra quyết định sẽ ứng phó tốt hơn.
Với những quyết định cần sự hội ý, đồng thuận của tập thể thì cung cách độc đoán, ra lệnh, tự dành quyền phát biểu kết luận cuối cùng thường tạo nên tâm trạng không hài lòng, thậm chí bất mãn và thiếu quyết tâm ở một số người. Và như vậy, xung đột vẫn duy trì và sẽ ít có sự tương tác để chung sức, chung lòng. Để tạo quyết tâm và đồng thuận, kích thích sáng tạo và sử dụng mọi khả năng, phương án hội ý (brainstorming), nghe ý kiến các cố vấn có kinh nghiệm và sáng suốt, hoặc phương án dựa vào đa số vẫn rất được ưa chuộng, được hướng tới.
Khả năng ra quyết định là kết quả của sự trui rèn trong thực tiễn bao gồm học tập, làm việc, thu thập kinh nghiệm, tích lũy kỹ năng lãnh đạo, xử lý tình huống. Khả năng ấy dựa trên ba yếu tố rất quan trọng là: kiến thức, khả năng tư duy và khả năng phân tích, đánh giá khôn ngoan. Người có nhiều kinh nghiệm sống, giỏi tư duy khách quan, giỏi lý luận, lại có thêm những phẩm chất tốt như có bản lĩnh, quyết đoán, can đảm, có trực giác nhạy bén, năng động sẽ có cơ may là người ra những quyết định sáng suốt, tự tin, sáng tạo.
Dĩ nhiên, nói thì dễ, làm thì khó hơn.
Thí dụ như bạn đang muốn đi du lịch nhưng phân vân không biết nên đi đâu. Bạn nên tìm hiểu về những điểm đến du lịch kết hợp với “hệ tiêu chí” do bạn đặt ra, như: mới lạ, nhiều cảnh đẹp, là nơi nổi tiếng trên thế giới, nơi có thể kết hợp thăm viếng người thân, bạn bè, nơi vừa túi tiền… Bạn cần bỏ chút thời gian liệt kê ra những ưu/nhược điểm, bạn sẽ đi đến quyết định dễ dàng và thoải mái hơn.
Trước những quyết định khó khăn, bạn có thể tìm đến chuyên gia hay người thân đáng tin cậy để xin lời khuyên hoặc sự trợ giúp. Có những quyết định quan trọng trong cuộc đời, như chọn nghề hay lập gia đình, bạn phải rất cẩn trọng và có thể cần sự tham vấn trong tâm thế sẽ hoàn thiện nó chứ không phải chọn một sự hoàn thiện.
Quyết định làm việc gì và làm ở đâu cũng rất quan trọng. Số phận có thể quyết định tới 50% trong rất nhiều trường hợp, nhưng 50% còn lại là dành cho bạn lèo lái hoặc nắm bắt và phát triển cơ hội, hạn chế rủi ro.
Có khi bạn quyết định sai, hãy uốn nắn hoặc sửa sai khéo léo và cương quyết. Bạn nên suy nghĩ theo hướng “đánh đổi và không hối tiếc” chứ không nên cầu toàn. Thí dụ bạn mượn tiền ngân hàng để mua nhà đất mà thị trường bất động sản đi xuống trong lúc lãi suất ngân hàng tăng lên (như giai đoạn khủng hoảng 2008- 2010), bạn phải có quyết định đúng đắn và chấp nhận điều xấu ít để tránh điều xấu lớn hơn.
Việc ra quyết định có khi do bạn chủ động, nhưng cũng nhiều khi là do hoàn cảnh. Bạn cần phải nhìn rõ, không nên “mù” hay “giả mù” trước rủi ro. Hãy bình tĩnh đối mặt với khó khăn.
Nói tóm lại, trong các kỹ năng ra quyết định nêu trên, sự trung thực trong việc xác định và đánh giá vấn đề, sự bình tĩnh sáng suốt và sử dụng thời gian một cách khôn ngoan sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề một cách tốt nhất.
Nhà quản trị có khi bận rộn đến mức không có một phút cho một quyết định, vì thế, cần rèn luyện kỹ năng, thường xuyên rút kinh nghiệm để có những phản xạ tài tình trong nhiều tình huống phải đối mặt.
Nói gọn lại một câu: khoa quản trị chính là khoa học và nghệ thuật đề ra được quyết định đúng, và đúng lúc, đúng chỗ, đúng với mục tiêu.
Nhà quản trị có khi bận rộn đến mức không có một phút cho một quyết định, vì thế, cần rèn luyện kỹ năng, thường xuyên rút kinh nghiệm để có những phản xạ tài tình trong nhiều tình huống phải đối mặt.
Theo: Nguyễn Thanh Lâm (TBKTSG)
