Làm bất cứ công việc gì, hay đang học bất cứ ngành nghề nào, giao tiếp tốt là chiếc chìa khóa vàng dẫn đến thành công. Vậy thế nào là giao tiếp tốt và làm sao biết được bản thân có giao tiếp tốt hay không? Nói một cách nôm na và đơn giản, một người biết giao thiệp tốt là khi những điều người đó muốn nói được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác đến người nghe.
Giao tiếp tốt là một kỹ năng quan trọng, nhưng hoàn toàn có thể học hỏi và rèn luyện theo thời gian. Dưới đây là một số gợi ý trong giao tiếp mà nếu theo nó, một người sẽ có thể giao tiếp thuyết phục hơn và có khả năng gây ảnh hưởng tốt hơn trong bất kỳ hoàn cảnh nào, với bất kỳ ai.
1. Nguyên tắc 3T
– Think before speaking – thận trọng và cân nhắc kỹ càng trước khi nói sẽ giúp bạn không rơi vào những tình huống khó xử vì lỡ lời. Dân gian Việt Nam có câu “uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” cũng với ý nghĩa tương tự.
– Think on paper – viết ra giấy những điều quan trọng bạn muốn nói để không bỏ sót bất kỳ điểm nào. Có thể sử dụng các loại index card trong việc này.
– Take time – hãy dành nhiều thời gian để chuẩn bị cho những cuộc gặp gỡ quan trọng. Hãy thực tập nhiều lần những đều muốn nói để có thể diễn đạt hết những gì mình muốn và có thể ứng đối kịp thời khi rơi vào trường hợp bất ngờ hay lúng túng.
2. Thời điểm
Chọn thời điểm thích hợp để nói chuyện sẽ giúp bạn đạt kết quả như mong muốn. Ví dụ, bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một rắc rối, đừng chọn lúc họ đang phải giải quyết những khó khăn của họ, họ sẽ không có thời gian và tâm trí để giúp bạn.
3. Xem xét đối tượng
Bạn nên quan sát tâm trạng và khả năng lĩnh hội của những người mà bạn muốn nói chuyện trước khi mở lời. Khi tâm trạng tốt, người ta sẽ cởi mở và dễ chấp nhận/tiếp thu ý kiến của người khác. Stress, sự mệt mỏi và lo lắng sẽ làm họ thiếu tập trung và không thoải mái khi nói chuyện. Vì vậy, bạn nên bắt đầu bằng câu hỏi như “Anh/Chị có rảnh để nói chuyện một chút không?” hay “Bạn có thể cho tôi 10 phút để nói chuyện, được không?”. Nếu họ bận, bạn nên hẹn một thời điểm khác thuận tiện cho họ.
4. Những yếu tố ngoại lai
Nhạc, tiếng ồn, ánh sáng quá chói, tranh ảnh gây mất tập trung, người ra vào thường xuyên… là những lý do có thể gây cản trở việc giao tiếp tốt. Hãy loại bỏ những yếu tố cản trở này để giúp cuộc nói chuyện thoải mái và tập trung hơn, đặc biệt khi bạn cần nói chuyện để giải quyết những vấn đề quan trọng. Hãy nhớ rằng, 10 phút tập trung vào câu chuyện sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề hơn là 30 phút nhưng bị gián đoạn bởi những yếu tố xung quanh.
5. Nguyên tắc 3S:
– Say what you mean – nói điều bạn nghĩ, sử dụng ngôn từ, câu chữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. Sử dụng trong giới hạn cho phép ngôn ngữ cơ thể nếu cần thiết
– Say what you want – nói điều bạn muốn, đưa ra yêu cầu/ý kiến/mong muốn của mình một cách rõ ràng và trực tiếp
– Say what you feel – nói điều bạn đang thật sự mong muốn và suy nghĩ.
6. Nói ít hiểu nhiều
Nói chậm rãi và dùng những câu nói thông dụng để diễn đạt ý của mình. Để cuộc nói chuyện đi đến kết quả như mong muốn, người nói cần đặt mình vào tâm trạng và hoàn cảnh của người nghe để hiểu họ hơn. Lắng nghe giúp bạn hiểu được những điều họ nói và cả những điều họ không nói ra.
7. Tập trung
Tập trung trong quá trình giao tiếp, hướng người về phía trước thể hiện bạn đang lắng nghe họ. Không nên ngắt lời, đưa ra nhận xét hay bình phẩm khi người đối diện đang nói.
8. Nghỉ
Khi người nói vừa dứt lời, đừng nên đáp lại ngay. Dừng lại một lúc trước khi nói để có thời gian suy nghĩ về những gì vừa nghe được.
9. Đặt câu hỏi.
Bạn không nên nghĩ rằng mình hiểu hết những gì mới nghe thấy. Nếu có bất kỳ khúc mắc nào, đừng ngại hỏi lại “Có phải ý bạn là…?”. Nếu không chắc những gì mình đã nghe hãy lập lại những lời đó để xác nhận với người nói, ví dụ “Bạn đã nói… Như vậy có đúng không?”. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn tránh hiểu nhầm và cũng thể hiện sự quan tâm, lắng nghe của bản thân tới người nói.
10. Dành thời gian để người nghe tiếp nhận thông tin
Ai cũng cần thời gian để tiếp nhận những thông tin mới, đặc biệt là những thông tin hay ý kiến yêu cầu họ thay đổi thói quen hay quan điểm của mình. Theo tự nhiên, ai cũng nói “không” trước sự thay đổi hay ý kiến mới. Chính vì vậy, hãy dành cho người nghe khoảng 72 giờ để tiếp nhận và suy nghĩ về những thông tin này.
Vì bản chất con người là không thích thay đổi nên khi mở lời về những ý tưởng mới, bạn nên chọn cách tiếp cận như sau: “Tôi đang nghĩ không biết mình có thể thực hiện/giải quyết vấn đề này theo hướng này được không? Anh thấy sao?” Khi bạn không áp đặt chủ kiến của mình thì người nghe sẽ thấy cởi mở và thoải mái hơn khi lắng nghe bạn.
Cuối cùng, để giao tiếp tốt, cơ bản là bạn phải đặt trọng tâm vào người mà bạn đang nói chuyện và tập trung vào câu chuyện. Hãy cởi mở, thân thiện và lịch sự để cuộc gặp gỡ không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề nào đó mà còn mang lại cho bạn những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc lẫn trong cuộc sống.
(Dựa theo các bài viết trên trang mạng Career Builder)- Theo: (Tầm nhìn)
