(Hiếu học). Để quản trị hiệu quả, người sếp cần phải sử dụng phong cách quản lý thích hợp. Có những phong cách quản trị hướng đến yếu tố con người, trong khi một số phong cách quản lý khác lại chú trọng vào sản phẩm hay dự án.
Việc chọn lựa phong cách nào tùy thuộc vào kỹ năng, kiến thức của nhân viên, các nguồn lực hiện có (bao gồm thời gian và tiền bạc), các kết quả mong muốn và nhiệm vụ mà sếp đang phải đối mặt…
Nhiệm vụ của sếp là lựa chọn một phong cách quản trị thích hợp nhất cho mọi hoàn cảnh và tình huống. Quản trị không theo một phong cách lãnh đạo nhất định sẽ làm giảm hiệu quả làm việc của các sếp, thậm chí dẫn đến những sai lầm phải trả giá đắt.
Theo các chuyên gia về quản trị, có thể quản trị hiệu quả theo ba phong cách dưới đây.
1. Phong cách tham gia.
Bản chất của phong cách này là mỗi nhân viên đều được giao phó toàn bộ một công việc để hoàn tất. Nếu không thể làm điều này, các sếp phải làm cho mỗi nhân viên hiểu được công việc, vai trò của họ trong mối quan hệ tổng thể hay với nhóm nhân viên. Khi các nhân viên hiểu được vị trí của mình trong một bức tranh lớn, họ sẽ có động cơ hoàn thành công việc cao hơn.
Các sếp phải dành thời gian để giải thích với các nhân viên về những chi tiết trong công việc và tầm quan trọng của họ. Đồng thời, sếp cũng phải tạo điều kiện để các nhân viên nói ra ý kiến về công việc của mình. Điều này sẽ tạo cho nhân viên cảm giác được tôn trọng và tạo thêm động lực để họ “sở hữu” phần việc của mình.
Nếu các nhiệm vụ được phân chia cho nhiều nhóm thì sếp phải đóng vai trò người phối hợp đóng góp của từng nhóm để mọi thành viên đều hiểu được vị trí của họ và cách làm việc với các thành viên khác trong nhóm. Sếp cũng phải là người đứng ra tìm cách giảm thiểu các trở ngại, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Có như vậy, họ mới thông báo kịp thời cho sếp những thông tin quan trọng nhằm giải quyết công việc nhanh chóng.
Không chỉ thưởng cho các nhân viên có thành tích tốt, sếp còn phải thường xuyên động viên họ, tạo thêm động lực làm việc cho họ.
2. Phong cách chỉ đạo.
Có những tình huống buộc các nhà quản trị phải áp dụng phong cách chỉ đạo, chẳng hạn khi phải hoàn thành công việc gấp rút hoặc có dự án liên quan đến nhiều nhân viên, đòi hỏi có sự quản lý từ trên xuống. Trong những tình huống như vậy, sếp phải trả lời cho nhân viên năm câu hỏi: Cái gì? Ở đâu? Như thế nào? Tại sao? và Khi nào?
Phong cách này có vẻ khá lạnh lùng và không mang tính giao tiếp cá nhân, nhưng điều đó không có nghĩa là sếp không có cơ hội để động viên và gần gũi nhân viên. Chẳng hạn, khi giao phó trách nhiệm cho các nhân viên, sếp có thể chia sẻ với họ một số bí quyết và kinh nghiệm thực tế của mình khi thực hiện một dự án tương tự.
Khi áp dụng phong cách này, phải đặt ra những tiêu chuẩn và mong đợi cụ thể. Sếp phải thể hiện chỉ thị của mình thật chi tiết và rõ ràng, tránh dùng những từ khó hiểu hoặc hiểu sao cũng được.
Ngoài ra, vận dụng phong cách chỉ đạo đòi hỏi sếp phải chuẩn bị sẵn sàng để có thể ra quyết định nhanh chóng. Trong quá trình thực hiện dự án, sếp có thể chuyển một nhân viên nào đó từ việc này sang việc khác. Trong những trường hợp như vậy, nên báo sớm cho nhân viên bị thuyên chuyển để tránh gây bất ngờ cho họ và giúp họ chuyển việc được dễ dàng. Điều quan trọng là phải khen thưởng và công nhận kịp thời những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ.
3. Phong cách đồng đội.
Nếu muốn đẩy nhanh việc thực hiện một dự án thì có thể vận dụng phong cách quản trị này. Việc khuyến khích các nhân viên phát huy tất cả những khả năng, kiến thức của họ và huy động sức mạnh tập thể sẽ đem lại những kết quả ngoài mong đợi.
Để cả nhóm làm việc thành công, đòi hỏi phải có sự phối hợp nỗ lực của từng thành viên và kỹ năng truyền thông hiệu quả. Các bản báo cáo phải rõ ràng và chính xác. Các bài thuyết trình cần phải giàu thông tin, không có những nội dung mơ hồ. Việc tạo điều kiện làm việc thuận lợi cho nhóm cũng quan trọng không kém.
Trên hết, sếp phải tin tưởng vào khả năng làm việc độc lập và thành công của nhóm hơn là chú trọng đến việc áp dụng các kỹ năng quản trị của chính mình. Ngoài ra, nên nhớ công khai khuyến khích các nhân viên có tinh thần hợp tác và làm việc hiệu quả nhất trong nhóm.
Theo: Ba phong cách quản trị hiệu quả
(Văn Nhất/Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần).
