Mô tả nghiệp vụ điện thoại
Cần tạo một danh bạ điện thoại riêng mà người thư ký thường dùng trong công việc. Bản danh bạ gồm số điện thoại các cơ quan thường xuyên cần liên hệ, cơ quan công an, phòng cháy chữa cháy, số điện thoại các phòng ban trong công ty… Người thư ký nên học thuộc các số điện thoại đó, nên treo bản danh bạ điện thoại ở nơi dễ nhìn thấy. Ngoài ra nếu có máy vi tính hỗ trợ cho việc lưu trữ số điện thoại, người thư ký phải biết chọn phần mềm để sử dụng cho thích hợp.
Người thư ký trực điện thoại cần nắm được những ngày nghỉ cố định hoặc bất thường của các trưởng bộ phận và Ban giám đốc.
Cần cập nhật thông tin hoạt động hàng ngày của đơn vị. Chỉ cần những thông tin chính, ví dụ trong tuần này đơn vị đang chuẩn bị đón Huân Chương Lao Động hạng 2 hoặc đơn vị đang tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập…
Thường xuyên kiểm tra mạng điện thoại trong đơn vị, nếu có hỏng hóc phải báo ngay cho bộ phận sửa chữa. Trong những công ty vừa và lớn, người ta thường có tổng đài điện thoại riêng. Người thư ký trực điện thoại (tiếp tân) cần thuộc lòng số máy điện thoại nội bộ của từng bộ phận trong đơn vị, khi có điện thoại gọi đến liên hệ sẽ nhanh chóng chuyển điện thoại đến các bộ phận.
Trong khi nhận điện thoại trong ngày, người thư ký trực điện thoại phải nắm được có bao nhiêu cuộc điện thoại gọi đến đơn vị, biết được số điện thoại gọi đến, phân loại nội dung của các cuộc điện thoại cần liên hệ. Tất cả thông tin trên cần tổng hợp và báo cáo lại cho trưởng bộ phận. Như vậy, người thư ký trực điện thoại ở ca làm việc sau cũng sẽ biết được diễn tiến các cuộc gọi ở ca làm việc trước. Công việc giao ca sẽ suôn sẻ và tạo một sự liền mạch trong công việc của đơn vị.
Khi nhận được thông tin nhờ nhắn lại qua cuộc gọi đến, người thư ký cần đọc lại cho người gọi nghe, hoặc ghi vào phiếu nhắn tin để lại trên bàn làm việc của người được nhắn.
