Mặc dù email là một phương tiện được sử dụng rộng rãi nhưng nhiều người không biết sử dụng nó hiệu quả. Đó là một cách “tức thời” để liên lạc với người khác, thật dễ cho qua những điều cơ bản của văn bản giao dịch công việc như chính tả, văn phạm và cách chấm câu qua email. Tuy nhiên điều quan trọng là bạn phải duy trì những chuẩn mực cao dù bạn giao dịch với người khác bằng cách nào.
Phong cách bạn dùng cho 1 bức thư rõ ràng sẽ phụ thuộc vào người nhận, nhưng hãy dành thời gian xét đoán những gì bạn đang viết cho ai đó để hình ảnh hoặc danh tiếng của công ty luôn được củng cố, chứ không bao giờ bị giảm sút.
Mỗi email nên có một chủ đề xác định rõ ràng để người nhận có thể nhanh chóng quyết định thư đó quan trọng đến mức nào. cho dù bạn có thể sử dụng các thuật ngữ như “khẩn cấp” hoặc “ưu tiên hàng đầu” để cảnh báo người nhận, hãy cố gắng chỉ dùng chúng khi thật sự cần thiết vì nếu không tác động sẽ bị giảm.
Bước 1: Xác định rõ chủ đề của email
Khi email trở nên phổ biến, mọi người trong công việc nhận được khối lượng lớn thư mỗi ngày. Để xử lý cơn lũ tiềm ẩn này, người ta phải sắp xếp thứ tự ưu tiên và quyết định điều gì là quan trọng nhất. Sau đó, hãy đảm bảo rằng mỗi email bạn gửi đi có một chủ đề được xác định rõ ràng.
Hầu hết một “gói email” phổ biến đều có một dòng chủ đề do đó hãy sử dụng dòng này để nêu email của bạn nói về vấn đề gì càng súc tích càng tốt. Các ví dụ bao gồm:
– Ngày mới cho cuộc họp…
– Những thay đổi giá trên loại hàng ABC
– Báo cáo doanh số bán hàng hàng tháng
– Đơn đặt hàng cho khách hàng XYZ – tình trạng giao hàng
– Giám đốc điều hành mới được bổ nhiệm
Các nội dung này luôn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề chính nhưng chúng lại chỉ rõ bức email nói về vấn đề gì.
Một số email bao hàm một chủ đề mà chủ đề đó lại thay đổi qua một giai đoạn thời gian, như nội dung của tập sách quảng cáo mới hoặc tình trạng của một dự án. Để giúp mọi người theo dõi được những thay đổi và để đảm bảo họ đọc được những phiên bản thông tin mới nhất, hãy thêm ngày tháng hoặc số phiên bản vào tiêu đề. Ví dụ:
– Bản sao tập sách quảng cáo mới – bản thảo 4
– Tình trạng dự án – tháng 7
– Các đường lối về nhân sự đã được chỉnh sửa – tháng 12 có hiệu lực
Bước 2: Càng súc tích càng tốt
Đều tiên và trước hết, email là một hình thức ngắn gọn của việc giao dịch. Nó nên tóm gọn và đi thẳng vào vấn đề chính và người nhận sẽ có thể hiểu được các nội dung chính trong thư của bạn ở vài dòng đầu tiên.
Vì đa số email sẽ được đọc trên màn hình máy vi tính nhỏ, có thể khó và không thuận tiện để theo dõi các đoạn văn bản dài. Nếu bạn cần đi sâu vào chi tiết hơn, hãy gửi một văn bản thành tư liệu đính kèm riêng hoặc bảo người nhận liên hệ với bạn để có nhiều thông tin hơn.
Nếu bạn cần đi sâu vào chi tiết nào đó và việc gửi tài liệu đính kèm là không thể, hãy chia thư của bạn thành các “khúc” nhỏ với một đầu đề trước mỗi phần mới. Việc này sẽ làm cho các đoạn thông tin dài trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn trên màn hình và những người trao đổi thư với bạn sẽ có thể nhặt ra thông tin liên quan đến họ nhiều nhất.
Bước 3: Kiểm tra chính tả và cách chấm câu
Một bức email là một hình thức giao dịch kinh doanh có cùng tình trạng pháp lý như thư văn bản và những tài liệu in ấn khác. Trong tay của một khách hàng, nó phản ánh tình trạng của công ty, vì vậy một bức thư lỗ chỗ lỗi chính tả và văn phạm kém sẽ không thể hiện được hình ảnh tốt nhất về bạn.
Hãy dành ra vài phút để kiểm tra lỗi và ý tứ trong thư của bạn trước khi bạn gửi đi. Nhiều chương trình email thông dụng bao gồm cả công cụ kiểm tra lỗi chính tả giúp bạn thực hiện việc này, nhưng nếu hệ thống của bạn không có công cụ đó bạn có thể soạn thảo thư của bạn trong một chương trình xử lý văn bản, kiểm tra thư, rồi sau đó chép phiên bản cuối cùng vào email của bạn.
Hãy nhớ sử dụng các chữ thường và chữ in hoa trong thư của bạn cho các đối tác kinh doanh. Viết một lá thư bao gồm các chữ thường tạo một ấn tượng điều gì đó được viết cẩu thả. Người trao đổi thư với bạn sẽ nghĩ đơn giản là bạn không buồn dành ra một chút thời gian nào cho công việc này (và mở rộng ra là, không buồn dành ra chút thời gian nào cho họ). Việc viết thư toàn bằng chữ in hoa trông bạn có vẻ “quát tháo”.
Hãy cố gắng không dùng quá nhiều các từ viết tắt được cấu tạo bởi chữ in đầu của các nhóm từ. Các đồng nghiệp của bạn có thể hiểu được nghĩa của nhóm này, nhưng với người khác chúng lại vô nghĩa. Nếu chúng là cần thiết hoặc hoàn thành không thể tránh được, hãy giải thích các từ đó nghĩa gì ở phần mở đầu thư bạn viết để người trao đổi thư với bạn có thể hiểu được những gì xảy ra tiếp theo.
Bước 4: Sử dụng phong cách thích hợp
Rõ ràng không có một phong cách riêng nào cho email mà bạn có thể áp dụng mỗi khi bạn soạn thảo email. Bạn có thể sử dụng một phong cách trò chuyện thân mật khi đang trao đổi với đồng nghiệp hoặc bạn bè, nhưng sử dụng một phong cách trang trọng hơn thì sẽ thích hợp hơn khi bạn giao tiếp với ai đó lần đầu tiên hoặc giao dịch với 1 khách hàng, hoặc 1 mối liên hệ bên ngoài.
Đối với các đồng nghiệp hoặc các đối tác thân thuộc, thường xuyên, bạn có thể mở đầu thư với “Chào”, “Xin chào”, hoặc chỉ với một cái tên (“John” hoặc “Sarah”). Trong các email trang trọng hơn bạn có thể dùng “Thưa Ông/Bà/Cô/Chị…” (Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…) hoặc “John thân mến/Sarah thân mến, (Dear John/Dear Sarah) nếu bạn xưng hô với tên gọi người nhận.
Ở đoạn kết của email, hãy sử dụng cách kết thư thích hợp với mối quan hệ của bạn với người nhận.
Bước 5: Yêu cầu hành động hoặc thông tin bạn cần
– Có những email của bạn cung cấp thông tin cho người nhận trong khi số khác đưa ra yêu cầu hành động hoặc thông tin.
– Nếu bạn cần tìm ra điều gì đó từ một nơi nào đó, hãy chắc chắn rằng bạn diễn đạt rõ ràng yêu cầu của bạn để họ biết chính xác bạn muốn gì.
Ví dụ: Anh vui lòng gửi cho tôi bản báo cáo bán hàng trước ngày 22/11 được không?
– Nếu nhiều người có liên quan trong một tiến trình chung có thể bạn cần cho họ những hướng dẫn từng cá nhân để ai nấy đều có thể hiểu được vai trò rộng hơn của họ.
Ví dụ: Đối với sản phẩm mới vào tháng 7, chúng ta cần đạt được các mục tiêu sau đây:
+ Justin hoàn tất phầm mềm vào tháng 3
+ Helen lấy kết quả thử nghiệm vào tháng 5
+ Semma yêu cầu kinh phí bổ sung từ Giám đốc Tài chính vào tháng 4.
Bước 6: Giải thích thư của bạn khẩn cấp đến mức nào
Hãy làm rõ email của bạn là khẩn cấp, quan trọng hay thường thường. Với luồng lưu thông email quá nhiều, mọi người cần sắp xếp thứ tự ưu tiên việc đọc thư và trả lời thư của họ, do đó hãy nêu ra mức độ khẩn cấp.
Một số “gói” email cho phép bạn làm nổi bật mức độ ưu tiên, nhưng nếu bạn có sử dụng công cụ tiện ích này, đừng lạm dụng nó. Thật dễ để đánh dấu mọi email là khẩn cấp hoặc vô cùng quan trọng trong niềm hy vọng nó sẽ nhận được sự chú ý, nhưng nếu bạn làm như vậy quá thường xuyên, sẽ có một “hiệu ứng” ngược: mọi người sẽ trở nên không thèm đến xỉa đến các thư mà bạn đánh dấu là khẩn cấp, ngay cả khi một trong những lá thư đó khẩn cấp thật sự. Hãy sử dụng công cụ tiện ích này một cách cẩn thận (và thành thật) và bạn sẽ có được kết quản bạn cần.
Đừng dùng quá nhiều chữ in hoa để biểu hiện sự khẩn cấp và quan trọng. Các email như thế có thể gây khó đọc trên màn hình và lại một lần nữa, người nhận có thể trở nên trơ khất trước kỹ thuật này. Với lại, việc sử dụng chữ in hoa trong email có thể làm một số người xem như “quát vào mặt” và người trao đổi thư với bạn có thể hiểu lầm tâm trạng bạn và trả lời theo cách tương tự.
Bước 7: Sử dụng tài liệu đính kèm (attachment) để cung cấp chi tiết
Các email mà bao gồm những tài liệu dài hơn, hình ảnh, tài liệu audio, hoặc video có hình thức của một bức thư cộng thêm một “tài liệu đính kèm” (“attachment”). Tài liệu đính kèm cho phép bạn gửi thông tin chi tiết đến người trao đổi thư với bạn, nhưng bạn nên sử dụng công cụ tiện ích này với sự cẩn trọng.
Một số tài liệu đính kèm có thể mất rất nhiều thời gian truyền đi và người nhận có thể gặp những rắc rối trong thời gian tải tài liệu đính kèm, nhất là khi họ không có đường truyền băng thông rộng (đường truyền cho phép truyền tải nhanh chóng một khối lượng lớn dữ liệu). Cần ghi nhớ xem liệu bạn có các nhà cung cấp là những doanh nghiệp nhỏ hoặc những người làm việc tại nhà không.
Các tài liệu đính kèm có thể gây ra khó khăn bao gồm:
+ Video clip
+ Ấn phẩm đổi sang định dạng pdf (portable document format: định dạng văn bản linh hoạt)
+ Các tài liệu trình bày
+ Các bản tính
+ Hình ảnh
Trước khi gửi tài liệu đình kèm, hãy kiểm tra với người trao đổi thư với bạn xem hệ thống của họ có xử lý được các loại tài liệu này không.
Bước 8: Đưa vào các chi tiết liên lạc thêm
Một số chương trình email cho phép bạn đưa vào phần kí tên ở cuối thư của bạn. Trong một số trường hợp, phần này có thể là một bảng quét chữ kí của bạn, nhưng hầu hết nó là vài dòng để bạn đưa ra thông tin mà người nhận không phải lúc nào cũng dễ dàng có trong tay, như chức danh công việc của bạn, địa chỉ gửi thư, số điện thoại và số fax, và đỉa chỉ website. Việc thêm phần “kí tên” là đặc biệt hữu dụng nếu bạn viết thư cho một người ở lần đầu tiên, vì nó cung cấp thêm ngữ cảnh nào đó về công việc của bạn làm và bạn làm việc cho ai.
Lời khuyên: Hãy sử dụng phần “kí tên” để quảng cáo một sản phẩm mới, bạn có thể thu hút sự chú ý của người trao đổi thư với bạn vào nó bằng cách đề cập nơi họ có thể tìm nhiều thông tin hơn về nó trên website của bạn.
Nguồn: Nghi thức giao tiếp qua email, người dịch: Nguyễn Phương Chi, NXB Trẻ
(Còn tiếp)
