Thỏa thuận nhà sáng lập thường được sử dụng trong trường hợp dự án startup chưa thành lập doanh nghiệp. Khi đã thành lập doanh nghiệp, phần lớn nội dung của bản thỏa thuận này được quy định tại điều lệ doanh nghiệp và các quy chế chính sách được ban hành bởi doanh nghiệp đó.
Các vấn đề chi tiết cần được thảo luận và thoả thuận trước khi bắt đầu một dự án startup gồm:
Vai trò, quyền và trách nhiệm của mỗi nhà sáng lập
Thường mỗi nhà sáng lập sẽ đóng một hoặc một vài vai trò trong quá trình xây dựng, vận hành dự án startup. Với mỗi nhà sáng lập, nên có một bản mô tả công việc để ghi nhận vai trò và những việc mà nhà sáng lập đó thực hiện và tương ứng với mỗi việc sẽ là thẩm quyền và trách nhiệm của nhà sáng lập đó.
Theo kinh nghiệm thực tế, các nhà sáng lập chỉ nên đảm nhiệm vai trò mà mình có đủ kiến thức, kỹ năng và tự tin là sẽ thực hiện một cách hiệu quả.
Vai trò của nhà sáng lập có thể thay đổi theo thời gian và tùy theo hiệu quả làm việc mà nhà sáng lập đó mang lại. Khi đó, đo lường hiệu quả làm việc (KPI) là một thước đo quan trọng trong quá trình quản trị. Nếu một nhà sáng lập không thực hiện được các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định, thì rõ ràng người này nên phụ trách một công việc khác phù hợp hơn.
Quản trị, điều hành dự án
Các điều khoản về quy trình, nguyên tắc quản trị, điều hành dự án cần được đề cập một cách chi tiết. Trong đó, các quyết định nào được cá nhân nhà sáng lập tự quyết định, quyết định nào cần sự hội ý, đồng thuận giữa tất cả nhà sáng lập. Việc quản trị vận hành dự án startup thường xoay quanh các việc tuyển dụng, sa thải nhân viên, chế độ lương, thưởng của các nhà sáng lập, việc mua thiết bị, chi tiêu xây dựng sản phẩm và cho các chiến dịch kinh doanh, xử lý doanh thu, lập kế hoạch ngân sách, liên kết với các đối tác, ký kết các đơn hàng lớn, nguyên tắc tham khảo ý kiến luật sư, nhận vốn đầu tư, bán dự án hoặc giải thể dự án.
Nếu việc ban hành một bản Đạo đức kinh doanh (code of ethics) có vẻ phức tạp thì việc đưa ra những nguyên tắc ứng xử liên quan đến đạo đức kinh doanh ngay trong thỏa thuận sáng lập là lựa chọn phù hợp nhất nhằm đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của dự án startup.
Ngoài ra, một cơ chế xử lý các quan điểm trái chiều cũng cần được đề cập khi các nhà sáng lập không đạt được đồng thuận trong một vấn đề cụ thể. Khi đó, việc có một bên thứ ba (thường là các cố vấn, luật sư) giúp các bên tìm ra giải pháp cuối cùng cũng là một phương án nên cân nhắc.
Phân chia quyền sở hữu dự án, công ty
Việc xác định cách để phân chia quyền sở hữu ngay khi bắt đầu của dự án startup là rất cần thiết. Vấn đề là làm sao để xác định được tỷ lệ sở hữu một cách phù hợp, công bằng nhất? Việc tìm ra câu trả lời đúng nhất là rất khó. Tùy theo mỗi dự án, các nhà sáng lập thường phân chia quyền sở hữu dựa trên một số tiêu chí như: công sức đóng góp của mỗi nhà sáng lập (thời gian làm việc, thành quả công việc); sự đóng góp tài chính; cơ hội kinh doanh.
Các nhà sáng lập cần lưu ý, tỷ lệ sở hữu được xác định không phải là cố định từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Nó cần được điều chỉnh theo hiệu quả cống hiến (KPI), thời gian cống hiến và thời điểm chốt tỷ lệ sở hữu. Có hai thuật ngữ mà các nhà sáng lập cần lưu ý đó là “vesting schedule” (được hiểu là phân chia cổ phần theo giai đoạn) và “cliff period” (được hiểu là thời điểm phân chia cổ phần). Ví dụ điều khoản: sở hữu (equity) 20%, vesting schedule 4 năm, cliff period 1 năm thì có nghĩa nhà sáng lập sẽ được sở hữu 20% cổ phần của dự án, công ty sau khi đã cống hiến cho dự án, công ty đủ 4 năm. Trường hợp nhà sáng lập rút trước thời điểm dự án hoạt động đủ 1 năm thì sẽ không được sở hữu % nào cả. Nếu rút ra khỏi dự án sau 1 năm thì tỷ lệ sở hữu sẽ được chia theo thời gian (tính đủ/tròn mỗi năm) mà nhà sáng lập đã cống hiến.
Chấm dứt và rút khỏi dự án trước thời hạn
Một dự án startup thường kéo dài từ hai đến bốn năm, do đó không phải nhà sáng lập nào cũng sẵn sàng theo đuổi một dự án từ khi bắt đầu đến khi dự án hoàn thành mục tiêu hoặc dừng lại. Việc rút khỏi dự án trước thời hạn là việc khá phổ biến. Do đó, bản thỏa thuận sáng lập cần tiên liệu và đưa ra cách ứng xử khi một trong các nhà sáng lập rời khỏi dự án.
Thường khi một nhà sáng lập rút khỏi dự án, tùy vào thời điểm rút và cách rút mà họ có được sở hữu dự án hay không? Nếu được sở hữu dự án thì làm cách nào để chuyển nhượng phần sở hữu đó? Nếu việc rút lui mà không báo trước một khoảng thời gian hợp lý, gây thiệt hại cho dự án thì hậu quả là gì? Và quan trọng nhất, việc rút lui của nhà sáng lập phải đảm bảo không ảnh hưởng đến sự tồn tại và hoạt động của dự án.
Bên cạnh đó, cũng cần đề cập đến tình huống giải thể dự án (khi chưa thành lập doanh nghiệp) thì tài sản này sẽ được chia như thế nào và và các trách nhiệm phát sinh từ dự án (các khoản nợ, các thiệt hại gây cho bên thứ ba) sẽ do ai chịu?
Bảo mật và chống cạnh tranh
Điều khoản này giúp nâng cao nhận thức của nhà sáng lập khi ứng xử với các thông tin, thiết bị chứa thông tin bí mật hoặc các thông tin thuộc về bí quyết kinh doanh. Bên cạnh đó, điều khoản bảo mật và chống cạnh tranh cũng sẽ là một ràng buộc để các nhà sáng lập thận trọng hơn khi quyết định thực hiện các hành vi gây bất lợi cho dự án.
Điều khoản này sẽ xoay quanh một số tình huống như: nhà sáng lập có được tiết lộ các công nghệ, kế hoạch kinh doanh, danh sách khách hàng, bí quyết kinh doanh, quy trình cung cấp sản phẩm-dịch vụ cho bên thứ ba hay sử dụng cho mục đích kinh doanh cá nhân của mình hay không? Nhà sáng lập có được làm việc cho đối thủ cạnh tranh hoặc bắt đầu kinh doanh riêng một sản phẩm cạnh tranh với chính dự án startup mà họ đang tham gia hay không? Nếu vi phạm thì chế tài gì sẽ được áp dụng? Có thể là mất một phần hoặc toàn bộ cổ phần hay bị loại ra khỏi nhóm sáng lập mà không được hưởng bất kỳ quyền lợi gì?
Các viễn cảnh rủi ro hoặc tình huống có thể phát sinh khác
Hãy tưởng tượng về viễn cảnh xấu nhất có thể xảy ra với dự án startup để đưa ra nguyên tắc xử lý. Các nhà sáng lập không nên lảng tránh bất kỳ vấn đề nào nhạy cảm hay gai góc nhất. Hãy xem rằng việc thảo luận là rất cần thiết và ảnh hướng đến sinh tồn của dự án.
Thông qua các cuộc thảo luận về các tình huống xấu nhất có thể phát sinh, các nhà sáng lập sẽ hiểu rõ về nhau hơn. Các cuộc thảo luận cũng có thể không nhất thiết phải có ngay kết quả, đôi khi cần có thời gian để các bên suy nghĩ và đưa ra quan điểm và giải pháp của mình.
Do đó, đàm phán cho thỏa thuận nhà sáng lập không phải lúc nào cũng có thể hoàn thành ngay trong ngày một vài ngày.
Theo: Doanh Nguyễn (Nhà sáng lập Startuplaw.vn/KTSG)
