(hieuhoc_hieuhoc.com). Hành chính văn phòng (HCVP) là một bộ phận không thể thiếu, gồm những người làm công việc văn phòng cho các công ty. Hầu hết các công ty, kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có bộ phận HCVP. Đôi khi phòng hành chính (HCVP) kiêm thêm nhiệm vụ làm công tác nhân sự nên được gọi là phòng hành chính-nhân sự. Nhìn chung, theo đà phát triển kinh tế, nghành HCVP có nhu cầu về nhân lực khá lớn để đủ đáp ứng cho cơ cấu và quy mô của các tổ chức, các cơ quan.
Bộ phận hành chính văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu lưu thông liền lạc khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của các bộ phận khác trong công ty. Cụ thể, một số công việc của bộ phận này là:
-Mua sắm tất cả văn phòng phẩm cho cơ quan.
-Mua sắm các thiết bị cho cơ quan: từ bàn ghế, chén đĩa, máy photo, máy in, máy fax cho đến máy điều hòa, máy vi tính v.v….
-Công tác sự vụ: bảo đảm hoạt đông thường ngày, giữ gìn trật tự, nền nếp chung trong cơ quan.
-Tổ chức các cuộc tiếp khách, cơ sở vật chất cho các cuộc họp của cơ quan.
-Xây dựng, quản lý kế hoạch, chương trình công tác cho công ty. Bao gồm cả công việc hậu cần như tài xế, nhân công vệ sinh v.v..
Ngoài ra, bộ phận HCVP còn đảm nhiệm một số công tác quan trọng khác như tư vấn pháp lý cho lãnh đạo để không phạm luật trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh.
Mặc dù không có những đòi hỏi chuyên môn đặc thù như các ngành y khoa, luật pháp, cơ khí điện tử….Tuy nhiên muốn thành công trong nghề HCVP, bạn cần phải có những kỹ năng như:
-Khả năng tổ chức: Lên chương trình, kế hoạch làm việc cho Cty.; chuẩn bị các cuộc họp, tiếp khách.
-Khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng.
-Khả năng “chạy bên ngoài” để mua thiết bị, cơ sở vật chất cho cơ quan và bạn cũng sẽ phải đóng vai như người làm dâu trăm họ, chịu đựng một số thái độ của các phòng ban khác trong cơ quan.
Vì nhiệm vụ bao quát của nghề, nên những người làm việc trong ngành HCVP thường có xuất thân từ nhiều ngành nghề khác nhau. Hiện nay, tại các trường Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn, Học viện Hành chính, sinh viên sẽ được trang bị những kiến thức về quản lý hành chính giúp bạn có thể đảm nhận rất tốt các vị trí HCVP. Chúc bạn thành công.
Nghi Quân. (hieuhoc_hieuhoc.com.).
